Żyjemy w takich czasach, że nie da się obejść bez sporej ilości dokumentów – z banki, elektrowni, od lekarza czy z urzędu. Każdy ma ich sporo. Ważne jest, żeby były uporządkowane, ponieważ nigdy nie wiadomo, kiedy dany dokument może okazać się potrzebny. Najlepszym rozwiązaniem jest stosowanie oddzielnych, podpisanych segregatorów, gdzie będziemy przechowywać wszystkie niezbędne dokumenty.
Porządek w dokumentach powinien być zachowany, a żeby tego dokonać, trzeba mieć odpowiednie narzędzia – kolorowe flamastry, koszulki, spinacze, zszywacze i oczywiście segregatory. Kolorowe, pospinane, odpowiednio trwałe i pojemne. W sklepach papierniczych możemy znaleźć przeróżne, dostosowane do naszych konkretnych potrzeb. Powinno się je stosować nie tylko do segregowania dużej firmowej dokumentacji, ale również tej małej, domowej, obejmującej faktury, paragony, rachunki i dokumentację medyczną. Wszystko zależy od rozsądnego systemu i potrzeby zachowania należytego porządku.
Po kolorze je poznacie
Pierwsze, co rzuca się w oczy podczas przeglądania segregatorów, to kolory. Są dostępne w wielu przeróżnych odcieniach, ale nie jest to przypadek. To właśnie dzięki kolorom można dokonać pierwszej selekcji dokumentów i przykładowo do czerwonych można wkładać tylko rachunki za telefon. Później, gdy będziemy chcieli coś znaleźć, od razu będziemy wiedzieli, jaki rodzaj dokumentów znajduje się w segregatorach o określonym komorze. Może w domu nie jest to aż tak ważne, ale w dużej firmie – wręcz niezbędne. Warto więc już na samym początku segregowania dokumentów zdecydować, jaki kolor będzie przypisany do jakich dokumentów. To może okazać się niezwykle ważną decyzją. Pozwala to na zachowanie odpowiedniego porządku i wprowadzenie podstawowego podziału. A kolorów w ofercie producentów jest całkiem sporo...
Wygoda i organizacja
Odpowiednio podpisane i dopasowane według kolorów segregatory to przede wszystkim ogromna wygoda. Kiedy zaczynamy selekcjonować dokumenty wydaje nam się, że organizacja i odpowiedni podział nie są aż tak ważne, ale kiedy wracamy do tego po kilku latach – kiedy dokumenty zajmują już przynajmniej kilka półek – wiemy, że podjęliśmy odpowiednią decyzję, ponieważ teraz wszystko możemy znaleźć bardzo szybko. Kolor, rok, rodzaj dokumentu i mamy w ręku dokładnie to, co było nam potrzebne. Taki porządek jest niezbędny w wypadku spraw w firmie czy biurze, ale również w wypadku własnych domowych dokumentów, których przez lata uzbiera się naprawdę dużo. Kiedy już zaczniemy wszystko katalogować i odpowiednio układać, trzymajmy się tego, a nie pożałujemy w przyszłości.